CFA LogoCFA Logo Computer
Загрузка поиска
Новости Компьютеры Прайс-лист [Новое] Прайс-лист [Б/У] Для ноутбуков Конфигуратор ПК Заказ, Оплата, Доставка Сервис объявления Драйвера Статьи Как нас найти Контакты
Новости
RSS канал новостей
Список материнских плат компании Biostar пополнился свежими моделями под поколения процессоров Intel ...
Похоже, что компания Gionee в эти дни очень сильно занята. Только недавно мы сообщали об анонсе ...
Компания Enermax в своем коротеньком пресс-релизе рассказала общественности о старте серии недорогих ...
SteelSeries представляет новую игровую клавиатуру APEX 150, которая дает игрокам высочайшую надежность ...
Пока в Сети живо обсуждают информацию о возможном выпуске компанией NVIDIA графического ускорителя ...
Самое интересное
Программаторы 25 SPI FLASH Адаптеры Optibay HDD Caddy Драйвера nVidia GeForce Драйвера AMD Radeon HD Игры на DVD Сравнение видеокарт Сравнение процессоров

АРХИВ СТАТЕЙ ЖУРНАЛА «МОЙ КОМПЬЮТЕР» ЗА 2003 ГОД

Доступный Access

Наталья ЛИТВИНЕНКО

Порою при использовании Microsoft Access возникает одна проблема. Как известно, эта программа позволяет генерировать так называемые «отчеты». Понятно также, что эти самые отчеты хорошо смотрятся только вместе с программой и со всеми базами и запросами, причем из Access страницу «выдрать» нельзя. Означенная трудность дает о себе знать как раз тогда, когда нужно передать отчет в электронном виде. Что же делать в такой ситуации?

В Access есть некоторые встроенные возможности по конвертации отчета в Excel- или Word-формат. Для их использования открываем отчет, желательный к преобразованию, и в меню Файл нажимаем пункт Сохранить как. В выскочевшем диалоге нас интересует пункт Во внешнем файле или базе данных. После нажатия ОК откроется стандартный диалог запоминания файла, здесь нам надо обратить внимание на строку внизу, где выбирается тип, в которые сохраняем результат (по умолчанию Access, но нам туда не надо). Если мы укажем в качестве результата Excel, то получим файл с одной весьма неприятной особенностью. Проблема возникает, если вы получаете отчет в результате использования запроса из нескольких баз (имеется в виду, например, комбинация условно-основной базы и вспомогательных (так называемых справочников)).

Я не уверена, что данное название определенного типа баз является общепринятым, потому поясню. Предположим, в основной базе в одном из полей нам нужно хранить текстовую информацию, которая повторяется (реквизиты, адреса, имена и т.д.). В таком случае разумно было бы вынести повторяющиеся строки во вспомогательную базу примитивного состава — в ней есть поле ID (как правило, типа счетчик) и поле текста, которому будет поставлено в соответствие этот ID. Тогда в основной базе вместо текста будем проставлять соответствующую цифру.

Зачем эта морока? Выгоды колоссальные! Уменьшается размер основной базы, упрощается ввод информации — ее нужно просто выбрать из списка. Наконец, уменьшается вероятность допущения ошибки, ведь руками ничего набирать не нужно. Это опять же улучшает возможности поиска по базе, запросов к ней, поскольку десять раз введенное текстовое поле в двух случаях будет иметь большое число пробелов и не найдется. Кроме того легче строить запрос, в котором мы ищем цифру, чем тот, где ищется подстрока (программисты меня поймут). Также при синхронизации и транспортировке меньше придется брать с собой, поскольку основная база «похудела», а один раз набранные и редко изменяющиеся справочники можно оставить. Ведь часто редактируемую базу данных носят по старинке — на дискете, а там каждый байт на счету. В общем, такой вариант конфигурирования базы весьма удобен и себя оправдывает. Теперь вернемся к тому, с чего начали.

Так вот, сама база, отчет из которой мы желаем экспортировать в Excel, представляет собою столбцы чисел, значения которых сидят по справочникам. В отчете, естественно, мы подменяем числа текстом из справочников, и все выглядит замечательно. А вот при экспорте Мастер всех этих тонкостей не учитывает, и мы получаем на экселевском листе именно столбцы цифр, а не их соответствий, точное изображение основной базы. Такой результат работы Мастера нам не подходит.

Если мы желаем экспортироваться в Word, то лучше воспользоваться форматом RTF. Он обеспечивает лучший результат — отчет похож сам на себя, цифры заменены значениями из справочников. Заголовки располагаются на каждом листе, а не только на первом, как в предыдущем случае. Однако эти заголовки находятся не в колонтитуле, а просто в очередной строке, поэтому при правке, удалении, добавлении, просто изменении шрифта и полей шапки отчет уродуется: остаются пустые места, хвост информации с одного листа уползает на другой, «не одев шапки».

Отчет даже не является таблицей. То есть полученный результат нуждается в ручной доработке, причем доработке большой, тяжелой и длинной, поскольку базы серьезных задач представляют собой тысячи строк.

При запросе, конечно, не всегда экспортируются все строки, хотя именно большой отчет чаще нуждается в экспорте, чем мелкие выборки, которые просто отправляются на принтер, а не в Word. А всегда ли есть время на такие манипуляции? Кто будет каждый раз сидеть до десяти после работы? Тем более что во многих случаях вывод в Word просто никому не нужен — нужны возможности Excel. Так что, будем еще тащить и из Word в Excel? Сначала преобразуем в таблицу с разделителем табуляция, уничтожим шапки… Не-е-ет, нужно придумывать что-то получше.

Есть еще один формат, который используется для сохранения информации из Access, — это нечто, именуемое «снимок» (расширение snp). По сути это оторванный от Access Print Preview. Для просмотра данного формата создана специальная утилита Snapshot Viewer for Access 97/2000/2002. Взять ее можно с http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=B73DF33F-6D74-423D-8274-8B7E6313EDFB (1795 Кб). Желая передать отчет за тридевять или тридесять земель, вы должны предварительно проинсталлить там эту программку или же попросить кого-либо поставить ее у себя. Кроме того, при инсталляции этой смотрелки устанавливается компонент, позволяющий программно работать со снимками (см. подробнее http://www.microsoft.com/AccessDev/Articles/snapshot.htm#What).

Еще, в принципе, есть формат HTML, но его в моей организации не жалуют, то есть он может рассматриваться только как промежуточный результат. Хотя выглядит красиво и информацию подает достаточно корректно, но и с перекошенной шапкой.

На некоторых форумах рассматривается еще вариант портирования отчета или snp-файла в формат pdf. Загляните на сайт http://site4.pdf995.com/download.html, может, подойдет.

Альтернативу стандартным методам являют методы нестандартные, то есть нужно творить программу на VB, вручную. Методов для этого весьма много, и о них я постараюсь рассказать в отдельной статье.

Рекомендуем ещё прочитать:






Данную страницу никто не комментировал. Вы можете стать первым.

Ваше имя:
Ваша почта:

RSS
Комментарий:
Введите символы: *
captcha
Обновить





Хостинг на серверах в Украине, США и Германии. © www.sector.biz.ua 2006-2015 design by Vadim Popov